CUR-Estelí, UNAN-Managua: 45 años de compromiso con la excelencia archivística

Con el nacimiento del Centro Universitario Regional (CUR) Estelí de la UNAN-Managua, el 4 de noviembre de 1979, se instauró el fondo documental de esta casa de estudios superiores, para el resguardo de la información académica y administrativa de las carreras atendidas en el área de Educación. Posteriormente, en 1990, se amplía la oferta académica para incluir tecnología, ciencias económicas y ambientales, con lo que incrementa la cantidad de estudiantes, por ende, el volumen de documentos a respaldar.

Es así que, desde su conformación, el fondo documental del CUR-Estelí, UNAN-Managua, resguarda toda la documentación que la institución genera a partir de sus funciones. De esta manera, se posibilita mejorar la gestión, para el acceso a la información pública y contribuir a la recopilación de la memoria histórica institucional.

En el área de Registro, se resguardan los expedientes estudiantiles para facilitar sus gestiones.  Para el año 2008, el acervo documental constaba de expedientes entre grado y posgrado, así como la serie documental de Actas de calificaciones, generada a partir del año 1979, información que ha aumentado con el crecimiento de la matrícula estudiantil y la capacidad institucional para la gestión de diversos procesos al servicio de la comunidad universitaria.

La capacitación al personal fue una prioridad de suma importancia, se facilitaron talleres sobre organización y tratamiento para archivos de oficina a los colaboradores que se desempeñan en la aplicación de normas archivísticas en sus respectivas oficinas; de igual manera, se fortaleció capacidades en temas de ordenación, foliación y valoración documental.  Un logro significativo fue que, en el año 2015, se destinó un espacio físico para el Archivo institucional y se trabajó arduamente en la organización y depuración de este; a su vez, se realizaron inventarios y series documentales.

El aporte de dos colaboradores destinados al resguardo de la información documental fue tomado en cuenta para la elaboración del Manual de procedimientos técnico-archivísticos. Las consultas se realizaron mediante encuestas, con la finalidad de conocer el estado actual de los archivos y entrevistas al personal encargado de los archivos de gestión. Todo ello, conllevó a la realización de acciones conjuntas para que el personal de base y jefes de instancias, utilizaran adecuadamente el catálogo de clasificación y ordenamiento de los documentos. Estas acciones, además de mejorar la eficiencia en la gestión de archivos, garantizaron un manejo más organizado y sistemático de la información institucional.

Como parte de la relación interinstitucional con instituciones de Gobierno, el CUR-Estelí fue sede del Primer Foro Municipal de Bibliotecarios y Archivistas, en el que se congregaron representantes de instituciones de Gobierno y centros educativos del municipio de Estelí, para reflexionar sobre su quehacer en la era de la información, compartir estrategias de atención, logros y desafíos. El éxito de este encuentro conllevó a la realización de un segundo momento de compartir experiencias sobre los servicios bibliotecarios y de manejo de archivo, los desafíos ante la prestación de servicios, técnicas implementadas para proteger a personal, usuarios y colecciones; así como las lecciones aprendidas a través de los años.

Se ha trabajado de manera conjunta con el personal de la Biblioteca Urania Zelaya Úbeda en la divulgación del quehacer archivístico institucional, con la realización de murales informativos sobre los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), aplicados por dicha unidad de información y el área de Archivo. De igual manera, se brindó capacitaciones conjuntas sobre depuración documental, con la finalidad de que se efectúen depuraciones en los fondos documentales, de modo que, se optimicen espacios en las oficinas y se transfiera información concreta al Archivo Central.

De igual manera, se ha trabajado en la descripción de procedimientos de 45 actividades esenciales realizadas desde Registro Académico y Archivo Central, con el objetivo de que la comunidad universitaria conozca y pueda agilizar sus trámites en el tiempo oportuno. Esta documentación mejora la transparencia y eficiencia de los procesos y facilita la comprensión y acceso a los servicios ofrecidos, beneficiando a toda la comunidad universitaria.

Actualmente, la gestión archivista del CUR-Estelí de la UNAN-Managua, sustenta su quehacer en la legislación nacional, particularmente en el Decreto Ejecutivo N° 73-2001 Creación de los Archivos Administrativos Centrales; Ley N° 681 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado y en la Ley N° 621 Ley de Acceso a la Información Pública.

En consonancia con el avance de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), el archivo institucional cuenta con un espacio en el sitio web del CUR-Estelí, donde se representa de manera gráfica el organigrama del sistema archivístico del Centro; también describe su quehacer, objetivos, leyes que lo rigen; así como un conjunto de infografías relacionadas a los procedimientos de la gestión archivística institucional.

El arduo trabajo conjunto realizado en materia de resguardo de la información en el CUR-Estelí ha permitido que la documentación sea accesible y pueda ser consultada para diversos fines como trámites académicos e investigaciones, documentales. Este esfuerzo ha garantizado el cumplimiento de las necesidades administrativas y académicas para la comunidad universitaria.

El Archivo del CUR-Estelí de la UNAN-Managua, desempeña un papel crucial en la preservación y organización de la memoria institucional, asegurando que la información vital esté disponible y accesible para futuras generaciones. En sintonía con el lema del Día Internacional de los Archivos Diseñar los Archivos en el Siglo 21, desde esta instancia se facilita la gestión eficiente de documentos y la realización de trámites académicos y administrativos, al tiempo que apoya la investigación y la toma de decisiones informadas. Manteniendo un archivo bien gestionado y adaptado a las necesidades contemporáneas, se garantiza la transparencia, la continuidad y el desarrollo sostenible de la institución, reforzando su compromiso con la excelencia académica y administrativa.